Zoom 實用心得｜美國生醫生科研究工作／求學必備技能？分享視訊會議簡報小技巧

大家這週過得好嗎？

自從上一篇文章跟你提到 Zoom fatigue 這件事是真的以後，有不少人紛紛私訊或是留言給我，表示這一點真的深有同感 🤜🏼🤛🏼

有鑒於 Zoom 已經是我們目前生活中不可或缺的一部份了，所以今天想要再跟你分享一個，關於 Zoom 大家一直都很關心的話題—— 如何在 Zoom presentation 上看起來更專業？

不曉得在臺灣的大家常用 Zoom 等視訊軟體嗎？在美國唸書／工作的大家相信對 Zoom 一定不陌生吧。

尤其是若你也在生醫生科研究領域學習／工作的話，想必對 Zoom 更是非常地熟稔惹。

現在實驗室裡的各種開會討論研討會，從一般的上課討論、lab meeting、seminar、conference，甚至是 thesis defense，幾乎沒有不是透過 Zoom 來完成的。

雖然 COVID-19 疫苗很可能明年會上市，而疫情或許最快在明年 2021 年年底就可以慢慢平緩；但是可以預見的是，視訊會議／遠距上課在生醫生科研究者的領域裡，已經扮演了一個相當重要的角色；所以，就算之後疫情趨緩，在我們所處的這個後疫情時代裡，能夠善用 Zoom，呈現出你最專業的 presentation，絕對是未來，至少在美國工作／求學的專業人士們，所不可或缺的一項重要能力之一。

所以今天想要跟你分享一下，過去這段時間超過半年以來，我使用 Zoom 的一些心得！

這篇文章主要會分為兩個部分——

首先第一個部分會先從觀眾的角度出發，跟你介紹一些，你可能已經知道的、或是你還沒注意到的小技巧，讓你在使用 Zoom 聆聽演講時或是上課開會時，可以有更好的學習效率！

第二個部分會是從演講者的角度出發，跟你分享那些，準備 Zoom presentation 時，的技術上小技巧，希望可以讓你在視訊開會／視訊報告時，可以更加得心應手，甚至或許可以看起來更專業 🤓

說實話如果你有重要的視訊會議，像是 thesis defense、job interview，最好的 Zoom 視訊地點其實還是學校的會議室或辦公室

Zoom 視訊簡報實用小技巧— 聽眾篇

第一個部分我想要從觀眾的角度，跟你分享我的 Zoom 心得。

首先當你打開 Zoom 的連結，準備要進入到教室／會議室以前，第一件最重要的事情大家都同意的，應該就是 audio 的設定了吧，也就是那些關於 mute、unmute 之類的設定。

（這邊就不用提那些因為忘記 mute，而出現過多少次那些惱人的背景音或是搞笑的對話了 🤣

關於 audio 的設定，這邊想要跟你介紹的，是一個小技巧相信很多人都已經知道了的就是，有時候若你只是想要簡單說一下哈囉、對、不對、謝謝之類的簡單快速的回覆時，你其實可以直接按壓鍵盤上的 space，然後你就可以暫時地 unmute yourself 了，所以就不會再有，別人報告時突然問你問題，然後你急急忙忙地把滑鼠移來移去找 unmute ，的這個情況發生了。

談完了 audio 的設定，接下來就是 video 的設定，關於這一點我想可能就因人而異了。

因為在視訊會議／遠距上課時，有人喜歡打開 video 來增加會議的參與感；而有人則是喜歡關掉 video 以保有一些個人的隱私，這是每個人的偏好沒有好壞，端看課程的規定、或是會議的規定而定。

但通常來講，演講者／老師們，都會鼓勵參與者們大家盡量打開 video，然後如果你覺得你的背景畫面不好看的話，你也可以試著打開 virtual background，這樣大家就不會看到你的房間背景了，可以讓你有參與感的同時，也保有一些個人的隱私。

我自己的經驗是，如果可以的話，我都會盡量打開 video，畢竟可以讓演講者看到我的臉／表情反應，可以讓演講者與觀眾之間，彼此可以有更好的互動關係，也可以幫助演講者做出更好的 presentation。

同時我個人也覺得打開 video 會讓人更具有一種參與感，讓自己可以更加專心在上課／會議上。

講到專心，上一篇 Zoom fatigue 文章中有跟你提到，Zoom 上課／開會時很容易分心，讓人不由自主地去做其他事。

那麼，有沒有什麼其他方法，可以幫助自己專心在 Zoom 上面呢？

我聽過不同的人有不同的做法，除了剛剛上述跟你提到的打開 video 以外，這邊也提供幾個我聽過的方法給大家做一個參考——

有些人建議說，你可以刻意地把電腦放在離自己比較遠的位置，這樣一來的話或許你就可以專心在螢幕上的資訊，而不會一直想要在電腦上同時做其他的事一心多用了。

另外，我也聽過有人建議說可以把 Zoom 用成全螢幕，這樣一來你的電腦螢幕上就不會有其他的空間可以讓你同時做其他的事，也算是一個半強迫自己不要一心多用的概念。

設定好了 audio 與 video，總算可以開始 Zoom 上課／開會了；然後又經過了一番折騰，終於，貌似上課／會議似乎要結束了，那麼要怎麼樣才可以迅速確實、頭也不回地（？）離開 Zoom meeting 呢？

這裡想要跟你分享一個，或許你已經知道了的，大家很常用的快捷鍵也可以用在 Zoom 上面的，那就是 Command＋Q，當你按下 Command＋Q 後，再按一次 Enter 以後，你就可以馬上、立刻離開 meeting 了 👍🏼

你可能會問說為什麼這個快速離開會議這麼重要呢？

原因是因為我就有好幾次，會議上課都已經結束了，但是因為我找不到離開的選項，滑鼠一直在那邊移來移去的，所以都已經說掰掰了還在跟演講者大眼瞪小眼，真的是非常地尷尬 😅

Zoom 視訊簡報實用小技巧— 講者篇

這篇文章的第二個部分想要跟你分享的，是從演講者的角度出發，這部分可以說是你展現自己專業的大好時機惹 😎

首先我的經驗是，在 Zoom presentation 時，通常 audio 的部分大家都不會有什麼問題，就連比較少使用新科技、新軟體的長輩老師們，通常也都不會遇到什麼聲音上的問題；相對地，要注意的重點通常是在 video 的部分。

關於 video，首先最重要的應該就是—— 光線。

我參加過很多 meeting 許多人常常把攝影機面向窗戶，希望讓觀眾也可以看到自己背後窗外的風景。

但往往這樣的配置會因為窗外的陽光很亮，所以結果就會變成畫面上窗外的風景很清楚，但反而自己的臉變成非常地暗；或是可能某些筆電攝影鏡頭不知怎麼的，會一直調整畫面背景的亮度，導致整個人與整個畫面看起來一下字亮一下子暗，一閃一閃地非常惱人。

所以若你想要在畫面上看起來很專業，最好的光線配置，應該是要讓光線打在你自己的臉上，並且避免背光。

然後是攝影鏡頭的角度配置，或許最好的角度應該是讓鏡頭正面 90 度面向你。攝影鏡頭的上下角度太大、或是左右角度太大，都會給人有種居高臨下、或是沒有在看鏡頭心不在焉的感覺。

另外，雖然我聽過有些人說，在做 Zoom presentation 時畫面的背景最好要乾乾淨淨、簡簡單單，盡量避免影響觀眾的注意力，但說實話我覺得這沒什麼差，我也參加過很多專業人士的 meeting，他們畫面背景裡非但沒有乾乾淨淨，反而是利用了一些自己的小物，像是書架、畫作、攝影照片、美術作品⋯⋯等，來呈現出自己的個人風格。所以我想畫面背景這一點，應該是因人而異了。

當 audio 與 video 都設定完成後，總算，終於即將要開始進行 Zoom presentation 了。

但是，在你真正開始進入報告主題前，我覺得有一件事情很重要，你應該要先跟觀眾講好的，那就是—— 觀眾該如何進行提問？

不若以往的上台報告，因為在 Zoom 裡面有許多種可以跟演講者互動的方法，所以你應該要預先讓觀眾們知道，他們應該要用什麼樣的方式來問你問題。如此一來，不僅可以減少觀眾們的困惑，也可以讓你的報告看起來更加地流暢與專業！

舉例來說，如果觀眾們在你報告的途中想到了什麼問題，他們是可以隨時直接打斷你進行提問呢？還是要等你到了一個段落結束後再發問呢？還是說要等到你全部都報告完後才進行提問呢？另外，關於提問的方式，是要直接開口問你呢？還是透過舉手來提問呢？還是要透過 chat 來問你呢？

這些選項會因為每個演講著的風格不同，而有所變化。所以預先讓你的觀眾們知道，你偏好什麼樣的提問方式，對你來說會很方便，對觀眾來說也會覺得你很專業（單押 x1

如果是在大型的 seminar、conference（2、300 人以上）裡，因為觀眾們都是被 muted 的，所以絕大部份觀眾的提問方式，都是可以隨時直接用 chat 進行提問的；然後根據演講者的偏好（在報告的一個段落結束後、或是等到全程報告結束後）moderator 會直接向演講者進行提問。

最後，關於 Zoom presentation，還有一點我想要跟你說的是—— 要有對黑框框獨白的心理準備。

如同前面跟你說的，不是所有的觀眾們都會打開攝影機（你也不能強迫觀眾這麼做），所以你不僅看不見觀眾的表情，也沒有辦法去臆測觀眾們是否跟上你的報告內容，這一點大概是所有有過 Zoom presentation 經驗的人，最不能適應的地方了。

那麼有沒有什麼方法可以改善這個狀況呢？

我想目前應該是沒有，所以，除了不時地詢問你的觀眾們有沒有任何問題，確認他們有跟上你的節奏以外；本身自己提前做好心理準備，你可能會對著一群黑框框獨白一個多小時。

這應該是身為一個演講者，在 Zoom presentation 上，最重要的心態調整了吧。

謝謝你看到最後！你也有一些 Zoom 的心得小技巧嗎？或是對 Zoom presentation 有什麼心得嗎？歡迎在底下留言／私訊我，告訴我你的任何想法 😉