如何寫一封英文 Email？｜4 個英文 email 寫作的重點 x 申請美國生醫博士班要先聯絡老師嗎？

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大家最近過得還好嗎？

很抱歉這幾個禮拜因為各種實驗＋ presentations ＋期末考的關係，幾乎沒有什麼時間可以坐下來好好地寫一篇文章 😭

說到文章，我發現看我文章的大家，或是在臉書／Instagram follow 我的大家，除了不少是生物醫學領域的專業人士以外，也有不少人，是平常在學習／工作的場合中常常與外國人聯絡，需要頻繁地使用到英文；甚至有不少人，是目前正在準備申請國外的學校研究所，更是有機會常常使用英文來聯絡與書寫信件。

雖然有效的英文書信聯絡很重要，但是在網路上簡單搜尋一下後我發現，大部分關於如何寫一封英文 email 的文章，主要都是針對商業上、辦公室場合中的應用情況來做講解，很少有中文的文章是針對學術界的例子來做介紹，更不用說，幾乎沒有什麼文章分享如何寫一封英文的 email，來跟三類／生醫領域的教授老師們聯絡的。

因此，我今天想要跟你分享—— 如何寫一封英文 email？以及如何聯絡國外老師教授呢？想要跟你簡單分享一下我的一些心得與想法。

這篇文章主要會分為兩個部分，第一個部分想要跟你介紹，如何開始寫一封有效的 email，去詢問教授老師你想要問的問題？這個問題可能是，尋求研究合作機會、演講邀約、會議邀請、甚至是詢問實驗室有無空缺位置⋯⋯等等。

第二個部分則是我想要特別拉出來講的，也是當年在申請學校時一直很困擾我的問題—— 該不該在申請國外生醫研究所博士班前，先跟教授聯絡呢？

依序從這兩個部分出發，底下我會直接跟你介紹，在書寫英文 email 時，關於信件的文章架構與安排，我覺得很重要的 4 個重點心得＋ 1 個範例提供你作參考。

希望可以幫助到同樣也是每天需要書寫很多英文 email，或是不知道該如何下筆寫英文 email 聯絡國外老師的你 🤓

如何詢問國外教授實驗室研究機會／合作機會?

關於英文 email 的書寫與聯絡，相較於花費大量時間追求絕對正確的文法與用字遣詞，我覺得更重要的，應該是要把精力放在信件本身的內容與架構上面。

也就是說，你寫的這封信，是否能夠讓對方，在很短的時間內，迅速地找到信件的重點，並且讓對方很清楚地知道以下幾件事—— 你是誰？（who）你為什麼要聯絡我？（why）以及你想要做什麼？（what）

因此，以下這 4 點，是我覺得很重要且必須把握住的 😉

1. 簡短扼要（concise），不要長篇大論。

不管是國外或是國內，學校老師或教授通常都非常忙碌，每天會看到的 email 更是不計其數。就連我這種小小的博士生，每天早上打開學校信箱收件匣收信，都至少有十幾二十封的新增未讀信件等著我去處理，更不用提還要忙各種 NIH 研究計畫、實驗研究進度、學校教學、行政事務⋯⋯等等各種事項的老師教授們了。

所以，你的 email 最好是越簡單扼要越好，能夠用一句話講完的事情就不要用兩句話，讓老師們能夠迅速抓到重點。

那什麼叫做簡單扼要呢？通常來說，一封信最多最多，大概不會超過三個段落，而每一個段落當中大概最多就兩三句話就好了。

那麼，各個段落又該分別如何書寫呢？

通常來說，信件的第一段會是自我介紹＋主旨破題，信件的第一句話大概會像是 My name is… and I am writing to inquire/ ask about…作為開頭，然後接下來再簡單介紹一下自己的背景是什麼、做過什麼樣的研究內容等等之類的。

接著第二段，通常可以說一下你是怎麼知道這位教授的？為什麼你會想聯絡這位教授？然後為什麼你對這位教授的研究感興趣呢？可能是因為你曾經在某某研討會上聽過這位教授的演講，或是你曾經閱讀過某篇他的研究論文，或是你曾經上過他的課⋯⋯等等。

信件的最後也就是第三段，通常會是表達，希望對方在閱讀完你的這封信件後，可以去做的事情。

舉例來說，如果你是想要詢問這位老師實驗室是否有空缺／或是想要當 volunteer 的話，信件的第三段就會是詢問老師，是否能夠進一步約時間來進行討論。所以，在第三段開頭你就可以寫說 Would you be available to meet with me to discuss…? 之類的。

2. 有禮貌但不需要過度客氣。

第二點也很重要，畢竟是寄信給初次見面的老師教授，所以信件內容上要有禮貌當然是必須的。

但是怎麼樣的英文看起來有禮貌的呢？

舉例來說，描述你想要做什麼 I want to… 你可以換成 I would like to…，而詢問對方有沒有空 Do you have time to…? 你可以換成 Would you be available to…? 大概就是這個感覺你懂的，句子上看起來就會有禮貌很多。

雖然說要有禮貌，但很多中文書信上，過度客氣、過度謙卑的用詞，在英文 email 的書寫上就完全不需要了。舉例來說，像是中文信件開頭我們常看到的「不好意思百忙之中打擾您了」之類的這種話，是不會出現在英文 email 裡的。

3. 不要寄罐頭信（generic email）。

所謂的 generic email/ generic template，就是指信件／文件的內容很明顯是寄件者把同樣的內容寄給許多人。

也就是說，這種信件的內容沒有針對不同的老師進行客製化，只是把老師的名字換個稱呼、信件地址修改一下就寄出去的這種信，就叫做 generic email。

這種 generic email/ genetic template 真的是非常容易看得出來。舉例來說，幾個月前我在 interview 今年博士班的申請者時，有些人的 Personal Statement（或有人稱作 SoP，Statement of Purpose）就非常明顯是沒有針對不同的學校來做調整，申請文件的內容非常的 generic，最後也就沒有錄取上我們學校。

連我都可以很輕易地看出來這種 genetic template，更不用說是每天閱讀數十封 email，持續閱讀好幾十年的老師教授們了。

4. 寄之前再閱讀一次，不要有錯字。

這聽起來好像很基本，但你會很訝異真的有很多人會在 email 裡把老師的名字拼錯，或是信件裡面出現錯別字⋯⋯等等。

所以在按下寄出鍵之前，記得再檢查一遍，一個字母一個字母地看，老師的名字是否拼對，還有再三確認信件裡是否有出現錯別字等等。

p.s. 關於檢查是否有錯別字，我之前寫的這篇文章—— Mac 常用 App 推薦 2020｜學生、學術研究、筆記用 x 增加工作效率 App 心得分享，裡面有跟你分享 Grammarly 這個應用程式，可以幫助你迅速確認文章內是否有錯別字、文法是否正確等等，非常地方便！

而至於英文 email 裡的文法使用，我覺得只要文法簡單正確就好，沒有必要用到很複雜、很 fancy 的文法句構，能夠讓人迅速看得懂才是最重要的。

所以，除非是提及過去的經驗（像是 I conducted a research project on…）或是強調過去持續到現在的成就（像是 I have developed a passion for science…）之類的會使用到過去式與完成式，不然的話，大部分的情況用簡單式就可以了。

英文 email 範例。

以下是來自 UCSC (University of California Santa Cruz) 學校提供給學生的 email 範例，情境是，大學生想要詢問教授是否能夠進實驗室學習研究實驗。

我覺得這封 email 是一個很好的範例，總結應用了剛剛上面跟你提到的 4 個英文 email 注意事項，你不妨可以參考看看 😉

Subject: Possible undergraduate research opportunities
Dear Dr. (Professor),
I am a (year, major) at (university) and I am writing to ask about opportunities for undergraduate research in your lab beginning (time period). I have conducted undergraduate research on (topic) with (names) in (program or class). I would like to continue a path of research on (topic) and would ultimately allow me to (career goal).
I am especially interested in your previous work on (research area). I was intrigued by your journal article, (article Title) and became fascinated by your work. I would like to get involved in research in this area because it will help me to better prepare for (goals).
Would it be possible to meet with you to further discuss (topic) and my possible involvement in research? I am available (days and times). I look forward to hearing from you.
Sincerely,
(name)

Photo By Stephen Phillips - Hostreviews.co.uk on Unsplash

申請國外研究所，是否需要先跟教授聯絡呢？

最後，想要跟你討論一下這個以前困擾我很久的問題—— 申請國外研究所博士班，是否需要先跟老師聯絡呢？

在美國生醫領域博士班的申請過程中，並沒有規定一定要先跟學校教授聯絡。

那為什麼會有「申請國外研究所前，是否需要先跟老師聯絡呢？」的這種問題出現呢？

最主要的原因就是，在許多中文的留學申請心得分享網站／論壇當中（特別是中國的網站），許多分享成功錄取經驗的人，有提到他們在準備申請時，因為有先寄 email 給學校的老師，所以在審查書面資料時，這位老師對他有特別的印象，因此最後可以錄取上這間學校。

他們中國把這樣，先聯絡申請學校教授的行為，稱作套磁／套詞／套瓷。

我自己當年在申請時，是完全沒有先寄任何一封 email 給學校的老師的，我自己周圍的同學們，雖然我沒有詳細地統計過，但至少我聊天過的人裡，也都沒有任何一個人，有先寄信給學校老師。所以很明顯地，不套磁，並不代表你不會被錄取。

事實上，我覺得如果妳的研究經歷夠豐富、推薦信夠強、各種申請資料準備夠完善的話，其實是不需要額外花時間去做套磁的，因為老師們在審查過程中看到你的申請文件時，因為你傑出的經歷，老師們的眼睛自然會為之一亮，自然會對你有特別的印象。

從另一個角度來說，如果申請者想說可以透過套磁，來讓某一個教授幫忙你錄取的話，說實話，這樣的機會實在是不大。

因為，美國生醫博士班的申請者們能否被錄取，並不是由某一個教授決定的，而是由一整個招生委員會所共同決定的。而今年哪一些教授是在招生委員會裡面，申請者們是不會知道的。

再者退一步說，如果申請者真的想要透過套磁來讓老師認識你，只寄 generic email 是不會有用的（老師們每年看過太多 generic email 了，他們可能自己都有回覆 generic email 的 generic template 了⋯⋯）。

申請者必須真的仔細閱讀過老師教授過去幾年的研究論文，經過仔細思考後，在 email 裡提出好的問題與有見地的想法，這樣子的 email，才會真正引起老師們的注意。這樣的準備過程是要花費非常多的時間的，而我覺得與其花費時間做這樣的事，不如把時間與精力放在好好準備 CV 與 Personal Statement 上，才是比較正確的策略。

所以，回答開頭的問題—— 申請國外研究所博士班前，是否需要先跟老師聯絡呢？

我認為是不需要的 🤓

謝謝你看到最後！關於英文 email 書信聯絡，妳有什麼想法嗎？在底下留言／私訊給我，告訴我妳的任何想法 😉

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